La responsabilidad de definir las cantidades y tipos necesarios recae en los responsables del servicio, no solo debe verse desde el ángulo del directivo, sino también que juega un papel importante el personal de contacto, el cual será el que mayor uso haga de los mismos y a quien se le confiará la custodia de éstos.
Por regla se dice que los insumos de servicios y de apoyo a éstos se determinan a partir de la identificación de la cantidad de comensales que la instalación sea capaz de asumir en un momento de carga total y por el menú que se ofrece, que también visionará las necesidades de maquinarias y equipos para la producción y ofertas del servicio, permitiendo establecer políticas de compra y planificación de reposiciones de los mismos.
Pocas veces se habla de una metodología específica para este asunto. Generalmente se definen cantidades sin realizar estudios previos, teniendo en cuenta solamente la disponibilidad financiera para ello. Así mismo, tampoco se prevén cuestiones tan sencillas como la necesidad de reposición de un cubierto al caérsele al cliente, incorporar un comensal a una mesa que ha llegado de improviso, o sea, un sinnúmero de situaciones que exigen en un momento determinado disponer de una reserva para no afectar el servicio o descomponer la monta de otra mesa o para responder a una oportunidad de negocio que pueda surgir.
Se debe partir del principio de que cada instalación tiene sus características específicas, y por tanto deberá adaptar su cálculo atendiendo a las particularidades de cada una de ellas. También es importante, en opinión del autor, que aquellas instalaciones que posean valores de indicadores estadísticos de consumo, basados en un período de explotación representativo, podrán tenerlos en cuenta, siempre que la calidad de los servicios no se afecte y que los costos de explotación no aumenten.
Procedimientos para la determinación de la dotación de insumo inicial del restaurante:
1. Definir cantidad de plazas en el restaurante
2. Listar los insumos necesarios por áreas
3. Definir el nivel de dotación en:
Plazas (Salón)
Mesa
Bar
Panadería
Cocina.
4. Fijar índices de consumo iniciales1.
Por ejemplo:
Para determinar la cantidad de cucharas para café necesarias en el salón, se procedería de la siguiente forma:
La dotación de este insumo es por plaza y se ha fijado una cantidad inicial de 3 unidades por plaza. Esto significa que, para un restaurante de 32 plazas, será necesario considerar una cantidad inicial de 3 x 32, o sea un total de 96 cucharás para café.
El administrador deberá ser capaz de identificar según el uso las cantidades necesarias por insumo, quiere esto decir que para aquellos que son de apoyo se fijarán valores decimales y para aquellos de amplios uso enteros, teniendo siempre presente la ocurrencia de un uso de la carga al 100 por ciento, la ocurrencia de roturas u otras situaciones que generen la reposición inmediata del mismo al cliente, así como el nivel de circulación de los mismo en el área.
Un ejemplo básico de esto es que para un salón serán necesarios 4 cuchillos de asado por plaza, no siendo así para el Bar en el que se necesitará 0.05. Esto viene dado porque en el salón estos cuchillos forman parte del servicio, sin ellos el cliente no podrá consumir el producto y en el bar este será necesario para ejecutar alguna acción, no necesariamente el cliente depende de ellos para el consumo.
Una vez determinadas las cantidades iniciales de los diferentes insumos se fijarán los por cientos de reposición anual (en tanto por uno) para cada uno de ellos, teniendo en cuenta cuestiones tales como deterioros, pérdidas de imagen, roturas, robos, etc. Este valor inicialmente debe ser a criterio del gestor de alimentos y bebidas y debe ser presupuestado, para ello estimará una vida útil del mismo. Con el tiempo, a partir de los indicadores estadísticos este valor podrá ser actualizado de acuerdo al comportamiento de los mismos.
Empleando el mismo ejemplo de la cuchara para café, a esta se le ha fijado un por ciento de reposición anual de 0.5 o sea de un 0.5 x 100 = 50%., por tanto para este bar de 32 plazas será necesario reponer anualmente 1.5 cucharas.
Una vez establecido este valor se obtiene la cantidad de insumos a reponer anualmente, tomando como base la cantidad inicial y su reposición anual.
Quedando de la siguiente forma: 1.5 x 32 = 48
Cuando se calcula la dotación de insumos para la apertura del negocio y el primer año de explotación solo se calcularán los totales iniciales, para planificaciones futuras se tendrán en cuenta los indicadores restantes, siempre y cuando el número de plazas no varíe.
Ejemplo: la cuchara para café, tiene un nivel de dotación por plaza. Entonces su cantidad inicial es de 3 unidades por plaza. Esto significa que para un restaurante de 32 plazas, será necesario considerar una cantidad inicial de 3 x 32 = 96 cucharas para café. Este insumo tiene una reposición anual de 0.5, o sea de un 0.5 x 100 = 50%. Significa que anualmente se deben reponer en el restaurante de 32 plazas (debido a roturas o pérdidas de imagen del producto) una cantidad de bandejas de 3.2 x 0.5 = 1.5 cucharas. De esta forma la dotación inicial del producto será de 96 + 48 = 144 cucharas.
Para los insumos cuyo nivel de dotación no está dado por plazas, sino por bares, mesas u otros. En este caso el procedimiento de análisis es el mismo, con la única diferencia de que hay que multiplicar los indicadores por el número de bares o de mesas, etc.
De esta manera, la parte calculada de la tabla para el bar de 32 plazas quedaría de la siguiente forma:
Como se pudo observar en la tabla anterior, en la columna Repos, la mayoría de las cantidades a reponer anualmente son menores que la unidad. Esto significa que el insumo en cuestión, deberá reponerse en un período de tiempo mayor, lo cual da margen suficiente para elaborar los indicadores estadísticos y aplicarlos.
En otros casos no es así, lo que puede apreciarse la siguiente tabla. En ésta es evidente que la cantidad a reponer anualmente, que es la que se debe planificar, a partir del segundo año de explotación, es mucho mayor que la unidad en la mayoría de los casos.
Esta situación, como es lógico, está ligada a la fragilidad y durabilidad de los insumos.
La determinación de la cantidad de insumos deviene en factor importante para el desarrollo exitoso del servicio, razón que se traduce en mayor número clientes satisfechos y mayor ingreso, así como la disminución del tiempo de servicios y disponibilidad para atender a otros clientes.
* Los valores empleados en este artículo son de ejemplo. Las instalaciones lo podrán establecer de acuerdo a sus índices estadísticos de consumo o evaluando la usabilidad de los mismos en el local.