Características y definiciones de este servicio
Debido a lo complejo que
resulta la preparación, planificación y realización de banquetes, los grandes
hoteles acostumbran a contar con departamento de banquetes, que se ocupa específicamente de este menester.
Debido a lo complejo que
resulta la preparación, planificación y realización de banquetes, los grandes
hoteles acostumbran a contar con departamento de banquetes, que se ocupa específicamente de este menester.
En el servicio de banquetes
influyen muchos factores, que deben ser
controlados detenidamente. Ante todo, la
Dirección del Departamento de banquetes
se ocupar de la planificación;
esto es, se seleccionar entre varias posibilidades las directrices, procedimientos, programas y
presupuestos, atendiendo a la finalidad
y objetivos a conseguir.
El departamento de banquetes debe tener en cuenta una serie de factores que son imprescindibles para la planificación del servicio. Estos factores son:
Los hoteles y restaurantes son requeridos a organizar comidas que reúnen a numerosas personas por diversos motivos, tales como:
III.
MATERIAL
El departamento de banquetes debe tener en cuenta una serie de factores que son imprescindibles para la planificación del servicio. Estos factores son:
- Día de la celebración.
- Horario del banquete (comienzo y finalización)
- Tipo de servicio
- Número de comensales
- Menú concertado
- Local donde se realizará el servicio.
Lo primero es la fecha y
horario aproximado. Una vez determinado
este factor, se comprobar en el planning del departamento si es factible
esa fecha y no hay otro servicio que
impida su realización.
Existe un libro donde se
ponen las reservaciones por lo que se
chequear para no cometer errores.
A. Organización del Servicio.
I. Los Locales.
II. Disposición.
1. Mobiliario.
2. Lencería.
3. Material.
III. Personal.
1. Composición.
2. El responsable, sus
funciones.
B. Realización material del Banquete.
I. Previsiones.
1. Personal.
2. Mobiliario, material y
lencería.
3. Bebidas y demás artículos.
II. Establecer los planos de
Mesa.
III. Mise en Place.
IV. Acogida Recepción.
V. Emplazamiento de
Invitados.
VI. Servicio.
Los hoteles y restaurantes son requeridos a organizar comidas que reúnen a numerosas personas por diversos motivos, tales como:
-
Comidas
familiares (1ra. Comunión, Bodas, Bodas de Plata, Bodas de Oro, etc.).
-
Asociaciones
amistosas, aniversarios de promoción.
-
Partidos
políticos. Congresos o reuniones electorales.
-
Las
Cámaras de Comercio, recepción de personalidades extranjeras.
-
Premios
literarios. Actos oficiales de la ciudad que organizan las diferentes
instituciones.
Esta actividad significa un
gran aumento del volumen de negocios, tanto es así que algunos establecimientos
han hecho de ello su única actividad que
ejercen dentro de sus locales como en el
exterior.
De todas formas, el servicio
de banquetes necesita instalaciones muy particulares, un material apropiado y
un personal especializado y muy
competente.
I. LOCALES.
Los hoteleros y restauradores
que hacen muchos banquetes, dedican a
estos una gran parte de su establecimiento que comprende:
- Salones de dimensiones variables, incluso con disposición de paredes móviles.
- Salones de recibimiento y acogida.
- Guardarropía y lavabos en número suficiente a cada salón. Incluso a veces un acceso independiente del hotel
- Las casas especializadas están concebidas para recibir a una clientela importante de banquetes.
II. DISPOSICION
El
mobiliario de ser robusto, fácil de almacenar y transportar incluso con carros
para hacer más ágil su desplazamiento a los diversos salones.
- Las mesas: Se puede disponer de las mesas rectangulares puestas a continuación o juntando varias de ellas, tableros montados sobre caballetes o tableros que llevan sus patas incorporadas y plegables, redondos o rectangulares.
- Los muebles auxiliares o mesas de servicio deber ser de pequeñas dimensiones puesto que los banquetes tienen casi todo el material dispuesto sobre las mesas (platos, cristal y cubertería).
- Las sillas pueden ser de madera, de metal o de fibras concebidas para apilarse fácilmente y al mismo tiempo ele gantes y confortables, debe existir un espacio entre comensales de 60 cms. para sillas y de 70cms. para sillones como mínimo para que se sientan cómodos.
- Los bares fijos o móviles serán emplazados próximos a la sala del banquete. Pueden ser bares rodantes o simplemente montados sobre tableros como si fuera un buffet.
- Lencería. La lencería comprende servilletas de mesa, manteles de diversos tamaños y medidas e incluso de grandes dimensiones, muletones adaptados a todas las mesas y tableros, litos de servicio o brazaletes y paños de secar y repasar, cubre bandejas para transporte de material y para el propio servicio. A título de ejemplo los manteles suelen tener las siguientes dimensiones.
1.50/1.50 m - 2.10/2.10 m
- 2.50/2.60 m
4.50/2.10 m - 6.0 /2.50 m
- 8.0 /2.50 m
Para los banquetes se puede
utilizar el mismo material que en el restaurante; vajilla y cristalería a
excepción de las platas de servicio que deben ser mucho más grande, todos
estos materiales deben estar previstos
en cantidades suficientes.
También se necesitan bandejas
para el servicio del aperitivo, el café,
el consomé o crema y a veces también para el sorbete. Hay que tener en cuenta
las bandejas para la retirada del
servicio.
El material especializado. Va
adquiriendo su importancia a medida que se multiplican conferencias y seminarios, comprende los
siguientes elementos:
-
Tarimas de
dimensiones varias
-
Pizarras
de madera, de papel o magnéticas
-
Aparatos
de proyección, de grabación, de difusión de música.
-
Pantallas
de cine, monitores de video
-
Micros con
emisora sin cable
-
En los
congresos internacionales hay que prevenir la instalación de cabinas de
traducción simultánea.
IV.
PERSONAL
1. Composición: Las empresas de banquetes comprenden un personal de cuadros fijos y empleados ejecutantes no fijos sino a
título de extras.
Servicio de material. La propuesta de material también llamado
Steward es el encargado de inventariar la platería, la vajilla y la
cristalería así como también debe
conocer el número de comensales y las disposiciones de accesorios tales como
candelabros paneras de fruta, cerámicas
decorativas, etc.
Restaurante. La nota de información
permite al Maître D`Hotel prevenir la necesidad
del personal apelando a los extras. El indicar al mismo tiempo que el menú la disposición de
las mesas y la decoración floral.
2. Presentación de la oferta de servicios. Una vez de la toma de contacto con un cliente
eventual, una agradable impresión debe
ser imprescindible. Durante la
entrevista una atractiva documentación permite presentar a la vez los
salones, sugerir los menús y las diversas prestaciones de servicio.
a) Salones de conferencias y banquetes, croquis o planos y fotografías permiten conocer a los organizadores las características que precisan, superficie de los salones, disposición, número de plazas según la clase de banquete; una visita a los locales puede seguir a esta presentación.
b) Sugerencias de menús según sea
-
Comidas de
trabajo
-
Banquetes
de gran prestigio.
-
Bodas
-
Lunch - Coctail
-
Buffe
c) Presentaciones diversas
Todos los servicios de
acogida son puestos a disposición de los
clientes, las prestaciones corrientes tales como: refrescos, decoración floral,
difusión musical, reserva de habitaciones y alquiler de aparatos de traducción,
orquestas, etc.
Por supuesto que todos estos
servicios complementarios estar n asegurados por especialistas. Servicio
de telex, secretaria, grabación en cinta
magnética, traductores, azafatas, etc.
3. Desarrollo de las operaciones de venta.
Estas comprenden las
siguientes fases:
- Pedir la reserva, presentación de un presupuesto.
- Confirmación, contrato, constitución de un dossier, facturación.
El pedido de una reserva da
lugar a rellenar una ficha por
duplicado: la primera se envía a la secretaria de banquetes que abrir un expediente o dossier e
inscribir la reserva provisional
por orden alfabético. (Ficha de reserva)
4. Difusión e
información de los servicios.
Una vez esté confirmado el
banquete por el organizador, el director de banquetes pasar la
información por medio de instrucciones escritas a los diferentes servicios, en
lo que concierne a la acogida o
recepción, la realización técnica y la
restauración.
El servicio de acogida
comprende un personal especializado
compuesto por azafatas, guardarropía, e incluso de personal de puertas o ugieres. Las azafatas ya sean
del hotel o de organizaciones exteriores se encargan de distribuir folletos,
dossieres, etc., así como puros, cigarrillos y otros regalos.
Las encargadas del
guardarropa son escogidas bajo los criterios siguientes: activas, organización,
presentación, amabilidad y sobre todo honestidad, puesto que deben asumir
una gran responsabilidad. Si el banquete
es grande se deben llamar a otras empleadas para que ayuden.
Los ugieres de fuera al
establecimiento muchas veces son
requeridos a petición de los interesados.
Los servicios técnicos
encargados del mantenimiento, electricistas y encargados de transportar e
instalar el mobiliario y material así como el técnico responsable de
sonorización y proyecciones.